Organizacja Wyjazdu Integracyjnego z krótkim terminem do realizacji (mniej niż 14 dni)

Organizacja Wyjazdu Integracyjnego z krótkim terminem do realizacji (mniej niż 14 dni)

Zdarza się, że inicjatywa wspólnej integracji pojawia się spontanicznie, po konsultacji kilku osób wewnątrz firmy jest wyraźna chęć, w tym motyw na uczczenie rocznicy 5-lecia . Firma wcześniej zebrała kilka ofert, jednak żadnej nie potwierdziła. Pojawia się kwestia dostępności hoteli w wybranym terminie i zaczyna się wyścig o najlepszą lokalizację, potwierdzenie rezerwacji.

Zatwierdzenie przez klienta najlepszej oferty następuje szybko. Przygotowywana jest umowa i jej draft zostaje wysłany do klienta po zaakceptowaniu całości programu i rozwianiu wszelkich wątpliwości.  To jednak tylko częśc formalna.

Pozostaje rezlizacja pobytu w czterogwiazdkowym hotelu, gry outdoor (z wykorzystaniem pojazdów 4×4, zadaniami logicznymi oraz sprawnościowymi jak zjazd na tyrolce czy przejazd precyzyjny quadem), zorganizowaniu transportu, atrakcji na wieczór w postaci występów artystycznych i wspólnej integracji na imprezie tanecznej. Całość łącznie z animatorami, aktorami, hostessami, konferansjerem i obsługą techniczną to praca dla zespołu od kilkunastu do kilkudziesięciu osób (zdarzały się imprezy zamknięte, gdzie nad atrakcjami dla około 400 gości pracowało ponad 50 osób).

Jeżeli dokonamy takiej transakcji w szczycie sezonu eventowego, czyli w miesiącach maj- czerwiec oraz wrzesień październik, mogą pojawić się takie zjawiska jak:

1. Wyższy koszt niż planowany atrakcji i świadczeń hotelowych ze względu na krótki czas realizacji i zaangażowanie większej niż normalnie ilości osób. Mała możliwośc negocjacji cen.
2. Konieczność dokonywania przedpłat lub większościowych zaliczek za rezerwacje „na ostatnią chwilę”.
3. Brak dostępności „pierwszego składu” animatorów lub artystów – większośc terminów sezonowych jest zarezerwowanych na 2-3 miesiące przed. Zaproponowanie alternatywnych artystów wysokiej klasy wymaga posiadania sporej bazy kontaktów.
4. Koniecznośc stosowania niesprawdzonych rozwiązań i nowych podwykonawców „na słowo” przy ograniczonej dostepności w szczycie sezonu.
5. Nerwowa atmosfera związana ze sporą ilością spraw załatwianych naraz i konieczność zaangażowania dodatkowych osób.

Sprawdzona ekipa realizacji, która nie tylko jest zgrana, ale też lubi się na wzajem jest skarbem każdej agencji eventowej. Klienci często domagają się bardziej szczegółowych informacji na temat wykonawców, punktem odniesienia jest często materiał przedstawiony na spotkaniu.

Jeżeli tylko nie dotyczą nas powyższe kwestie, możemy z większym spokojem podejść do organizacji wyjazdu firmowego.

Amadeusz Rybica