Na co zwrócić uwagę przy planowaniu Wyjazdu Zagranicznego Incentive?

Na co zwrócić uwagę przy planowaniu Wyjazdu Zagranicznego Incentive?

Wyjazdy zagraniczne dla firm są świetną okazją do poznania nowych miejsc, kultur, ludzi i zwyczajów. Doświadczanie nowych bodźców wizualnych, dźwiękowych, smakowych, w towarzystwie to gwarancja pozytywnych wspomnień na lata. Gdy Firma jest w stanie zaoferować najlepszym pracownikom / partnerom / kontrahentom wyjazd zagraniczny, warto zwróciuć uwagę na kilka szczegółów, które mogą zaważyć nie tylko o udanym wyjeździe integracyjnym zagranicznym, ale też o komforcie i bezpieczeństwie uczestników.

Jak możemy się przygotować do planowania Firmowego Wyjazdu Zagranicznego?

1. Określenie docelowego kraju i miasta. Lokalizacja dobrana do pory roku i zapewniająca skorzystanie z lokalnych atrakcji. Bardzo atrakcyjny jest czas końcówka sierpnia – do drugiej połowy września. Poza sezonem mamy lepsze ceny, bardziej kameralne możliwości atrakcji bez natłoku przy dalej wspaniałej pogodzie.
2. Określenie najlepszego połączenia lotniczego i rezerwacja biletów. Zakupione odpowiednio wcześnie i w atrakcyjnej cenie bilety lotnicze nieraz potrafią zaoszczędzić nawet 20-30% budżetu, dając możliwość na jego wykorzystanie na przykład na bogatsze atrakcje lub menu. Warto rozważyć zarówno linie ekonomiczne, jak też przeloty grupowe. Czasami ryzykownym, ale też dobrym rozwiązaniem jest wykupienie czarteru.
3. Wybór najlepszego hotelu z komfortowymi pokojami i dobrym zapleczem rekreacyjnym. Kluczowe są komfortowe warunki w ustalonym standardzie i miła obsługa. Podczas wyjazdów zalecałem grupom, aby wszystki posiłki oprócz śniadań odbywały się poza hotelem. Nie tylko daje to możliwość gościom na lepsze poznanie lokalnych smaków – mamy wymierne korzyści budżetowe.
4. Wybór miejsc na atrakcje dla grup, dobranie restauracji na obiady i kolacje oraz program zwiedzania. Warto tutaj zwrócić uwagę na to z jakiego rocznika i w jakim stanie otrzymamy skuter, motorówkę, statek. Czasem stan na miejscu nie do końca odpowiada deklarowanemu, dlatego pilot obecny na miejscu musi dopilnować aby uisługa została zrealizowana zgodnie z wymaganym standardem.
5. Odpowiednio wcześniejsze zarezerwowanie biletów wstępu na lokalne atrakcje i świadczenia. Zorganizowanie wyjazdu zagranicznego na koncert znanej gwiazdy, na mecz wyjazdowy lub krajowy reprezentacji to tylko dwa pomysły na niezapominany wyjazd – nagrodę dla pracowników. Czasami wejściówki są imienne, tym trudniej je dostać, ale z reguły dla grup do 60-80 osób udaje się z zastosowaniem kilku metod.
6. Zorganizowanie pełnej logistyki i opieki rezydenta, przewodników i ubezpieczenia NNW. Komfortowy przejazd uczestników dobra synchronizacja podzielonych podgrup to klucz do wywiązania się z zaplanowanej agendy programowej. Czasem tylko osoby będące rezydentami na miejscu znają lokalne sposoby na sprawną komunikację. Wiedzą też kiedy optymalnie skorzystać z transportu publicznego.
7. Określenie budżetu dodatkowych wydatków. Czasem może zdarzyć się, że zajdzie potrzeba przedłużenia rezerwacji, poszerzenia menu, skorzystania z nieplanowanej atrakcji na miejscu lub dojazdu. Na taką ewentualność pilot musi zabezpieczyć odpowiednią ilość środków, którą może uzgodnić wcześniej z klientem.

Po określeniu powyższych, można przystąpić do konstruowania wyjazdu „szytego na miarę” klienta. Poskładanie wszystkich szczegółów na trzy-cztery miesiące przed planowanym wyjazdem zagranicznym gwarantuje przyzwoity poziom cen oraz możliwość rabatów i upustów dzięki grupowej ilości. W wyjazdach zagranicznych to bardzo odpowiedzialny element, ponieważ finansowane są one z góry i środki muszą zostać przelane na konto danego hotelu zwykle przed przyjazdem grupy. Tym ważniejsze jest konkretne dopięcie powyższych.

Gdy już jesteśmy za granicą warto zwrócić uwagę na parę szczegółów :

• 1. Dodatkowe wydatki w hotelu – zwłaszcza 4 i 5 gwiazdkowym mogą być sporym zaskoczeniem dla organizatora. Serwowane przez hotele posiłki i napoje mogą mieć małe objętości, dodatkowo wynajem sal szkoleniowych z samą wodą mineralną często stanowi koszt dwudaniowego posiłku z napojami.
• 2. Zmiany programu, dodatkowy transport i atrakcje sugerują posiadanie przez pilota rezerwy finansowej na takie okoliczności. Także hotel może wymagać uregulowania należności przed wyjazdem grupy gotówką lub kartą. Bardzo rzadko jest to przelew, ponieważ kraje na ogół nie mają instrumentów, aby ściągać należności z zagranicy.
• 3. Wcześniejszy lub późniejszy wyjazd jednego z uczestników. Warte sprawdzenia są opcjonalne połączenia lotnicze na takie ewentualności, zwłaszcza, że często korzysta się z „szybkich przesiadek” w lotach ekonomicznych. Zdarzało się, że Prezes międzynarodowej korporacji miał tylko jeden dzień na spotkanie z zespołem, ponieważ w południe drugiego dnia leciał na kolejną ważną konferencję. Jeżeli rezerwacja jest zakładana na kilka miesięcy przed wyjazdem, często taki wyjazd pojawia się później, a pobyt takiej osoby należy dostosować.
• 4. Długie kontrole graniczne – czasami pozrnie dobrze zaplanowana agenda nie przewidzi większej ilości chętnych do przekroczenia granicy – tutaj warto zaanonsować się wccześniej (jeżeli dowódca jest przygotowany i ma liste pasażerów – często przejeżdżamy bez kolejki.
• 5. Utrata dokumentów przez uczestnika może zdażyć się zawsze i warto wiedzieć, gdzie znajduje się ambasada, jak też ile czasu potrwają formalności potrzebne do bezpiecznego i terminowego powrotu

Odpowiedzialna rola.

Obecność pilota to odpowiedzialność za logistykę i bezpieczeństwo fina uczestników. To też spora odpowiedzialność finansowa, ponieważ na miejscu nierzadko posiadają przy sobie znaczną gotówkę, są zobowiązani do pełnego sprawozdania z zaakceptowanych przez klienta wydatków, jak też pomagają oszczędzić czas i formalności.

Aby zrealizowac program, pilot udaje się na miejsce docelowe kilka dni wcześniej, sprawdza przygotowane świadczenia i miejsca, ma czas i możliwości, aby przygotować dla klienta odpowiednią scenerię i najwyższą jakość usług. Ponadto ma przygotowane wcześniej rachunki i umowy z podwykonawcami, dzięki czemu zadba o dokumentację. Sprawdzeni piloci mają zarezerwowane wyjazdy czasem na rok-dwa do przodu i są prawdziwym skarbem wszystkich biur podróży oraz organizujących zagraniczny wyjazd incentive. Znajomość powyżej przedstawionych elementów w praktyce daje przewagę każdemu pilotowi i sprawia, że uczestnicy wyjazdów mają zapewniony w pełni komfort.

Pilot + Call Center Support

Cenne jest też posiadanie swoistej „centrali” w postaci event managera dostępnego 24/7 do dyspozycji klienta, zwłaszcza przy sytuacjach niespodziewanych. Przy konieczności załatwienia sprawy szybko, sprawnie i w obcym języku, warto skorzystać z doświadczonych managerów, znających od kuchni tajniki Incentive Travel. Dla pewności każdy poruszony podpunkt można przedyskutować przy podpisywaniu umowy na wyjazd.

Amadeusz Rybica 10.01.2019